کد 1048: کدینگ حسابداری
کاربرد
استقرار نرم افزار حسابداری در یک بنگاه اقتصادی به منظور کمک به واحد حسابداری در
- ارائه به موقع صورت های مالی شامل ترازنامه ، سود و زیان و ...
- تهیه اظهارنامه مالیاتی
- استقرار نظام کنترل داخلی مناسب جهت حصول اطمینان از انجام درست فعالیت ها
- مقایسه بودجه و عملکرد
- فراهم نمودن اطلاعات اولیه جهت محاسبات بهای انجام شده
- و ... می باشد.
از طرفی لازمه تحقق اهداف فوق ، طراحی ساختار کدینگ مناسب با فعالیت های سازمان می باشد و لذا برای بهره برداری حداکثری از نرم افزار پیشنهاد می شود الگوی کد گذاری زیر را متناسب با فعالیت خود بومی سازی و مورد استفاده قرار دهید.
مسیر
مالی← حسابدار مالی← کدینگ ها ← کدینگ حسابداری
روش اجرا
در نرم افزار حسابداری فرا رایانه برای اصناف گوناگون کدینگ حسابداری متناسب با فعالیت آنها طراحی گردیده و پیشنهاد می شود که بجای تعریف کدینگ از کدینگ حسابداری الگوها استفاده کنید . لازم به ذکر است که کدینگ الگوها بطور مداوم توسط شرکت فرا رایانه پایش و بهبود داده می شوند و از طرفی ، در صورت استفاده از کدینگ الگوها ، برای اعمال تغییرات باید برای افزودن کد ، کاربرد و موارد استفاده آن را از طریق لینک تیکت به واحد پشتیبانی فرا رایانه اعلام و در صورت پذیرش در کمیته تدوین کدینگ حسابها ، به الگو اضافه و بصورت اتوماتیک به کدینگ حسابداری شما اضافه شود .
- سطح حساب : کدینگ حساب ها شامل سطوح حساب های گروه ،کل و معین می باشد. در شهرداری ها و برخی نهاد های دولتی سطوح حساب اضافه تری مانند معین2 نیز اضافه می کنند تا با آن بتوانند حسابداری دولتی (نقدی) در را کنارحسابداری شرکتی پوشش دهند.
- کد حساب :
- استفاده از یک سیستم کدگذاری استاندارد برای سرفصل‌ها ضروری است. این کدها باید یکتا و قابل شناسایی باشند .
- طول کد ها در هر سطح باید یکسان باشد و سیستم اندازه اولین کدی که در هر سطح ایجاد می شود را مبنای طول کد قرار می دهد.
- کدها باید به گونه‌ای ایجاد شوند که در صورت نیاز به اضافه کردن سرفصل‌های جدید، این کار به سادگی و در بین کدهای قبلی امکان‌پذیر باشد.
- عنوان حساب :
- سرفصل‌ها باید به‌صورت منطقی و منظم و مطابق با قوانین و مقررات مالی و حسابداری کشور گروه‌بندی و تعریف شوند.
- در نام‌گذاری سرفصل‌ها از زبان ساده و عمومی استفاده شود تا همه افراد مرتبط با حسابداری بتوانند به راحتی آنها را درک کنند.
- نام سرفصل‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که به راحتی مفهوم آنها قابل درک باشد. از اصطلاحات پیچیده و نامفهوم پرهیز شود.
- از ایجاد سرفصل‌های بیش از حد خودداری شود تا از پیچیدگی و سردرگمی جلوگیری شود.
- ماهیت حساب : برای حسابهای داراییها و هزینه ، "بدهکار" و برای بدهیها و درآمد ها "بستانکار" و هر حسابی که نسبت به آن اطمینان ندارید ( مانند جاری شرکاء ) را "ندارد" انتخاب کنید.
- نوع برخورد با تغییر ماهیت : در این قسمت مشخص می شود که اگر در زمان ثبت سند حسابداری ماهیت بر خلاف آنچه در ردیف فوق تنظیم شده تغییر کند ، سیستم چه عکس العملی نشان می دهد.
- ندارد : سیستم هیچگونه اقدامی انجام نمی دهد.
- هشدار به کاربر و ثبت اطلاعات : اگر این گزینه انتخاب شود، در زمان تغییر ماهیت سیستم فقط به پیغام هشدار صادر می کند ولی مانع ثبت اطلاعات نمی شود.
- هشدار به کاربر و ممانعت از ثبت اطلاعات : اگر این گزینه انتخاب شود ، در زمان صدور سند اگر ماهیت تغییر کند علاوه بر پیغام ، اجازه ثبت سند حسابداری را نمی دهد.
- کد سطح قبلی : برحسب سطح انتخاب شده در بالای فرم به شرح زیر عمل می کند.
- گروه: این فیلد خاموش می شود.
- کل : لیست گروه ها را نمایش می دهد و سرفصل گروه مرتبط با حساب کل که قصد ایجاد آن را دارید ، را انتخاب کنید .
- معین : لیست حسابهای کل را نمایش می دهد و سرفصل کل مرتبط با حساب معیین که قصد ایجاد آن را دارید ، را انتخاب کنید .
- نوع اطلاعات کمکی : ثبت اطلاعات کمکی مانند شماره ، تاریخ و مقدار برای برخی حسابها کمک شایانی در صورت تطبیق ها و کنترل اطلاعات به همراه دارد و لذا پیشنهاد می شود که برای سرفصل هایی مانند اسناد دریافتی ، اسناد پرداختی ، در جریان وصول و ... ، شماره و تاریخ کمکی را تیک بزنید تا در زمان صدور سند حسابداری شماره چک و سررسید چک را در اطلاعات کمکی ثبت نمائید. همچنین برای سرفصل های فروش ، انبار نیز ثبت شماره فاکتور/ رسید کالا و تاریخ آنها می تواند در مطابقت حسابها کمک کنند.
- صدور سند افتتاحیه با اطلاعات کمکی : اگر " بله " انتخاب شود ، در زمان صدور سند افتتاحیه ، سیستم مانده حساب را بر حسب شماره کمکی و تاریخ آنالیز نموده و اقلام باز آن را در چند ردیف در سند حسابداری افتتاحیه ثبت می کند. انتخاب "بله " برای حسابهای اسناد دریافتی و در جریان وصول و اسناد پرداختی مناسب می باشد.
- توضیحات : ترجیحا علت ایجاد حساب و نحوه ثبت و بستن حساب را بصورت خلاصه در این فیلد ثبت نمائید.
نکات:
1 : اهم موارد در طراحی کدینگ حسابداری
مواردی که در طراحی کدینگ حسابداری کارآمد باید در نظر گرفته شود تا بتواند نیاز های سازمان را به طور کامل پوشش دهد به شرح زیر می باشد:
- انطباق با استاندارد های حسابداری : طراحی کدینگ برای اینکه بتواند به یکپارچگی گزارشات مالی و حسابداری کمک کند،بایدمنظبق با استاندارد های حسابداری ملی و بین المللی باشد.
- انعطاف پذیری و قابلیت توسعه : ساختار کدینگ باید به گونه ای طراحی شود که امکان افزودن حساب جدید در آن وجود داشته باشد.
- سازگاری با فرایند های سازمان: کدینگ ها باید با فرایند های حسابداری و مالی سازمان هماهنگ باشند تا به سهولت تراکنش ها ثبت و به گزارش گیری کمک کنند.
- سادگی و قابل فهم بودن: ساختار کدینگ باید برای کاربران قابل درک و استفاده باشدتا باعث افزایش دقت و کاهش خطای ورودی شود.
- یگپارچگی با سایر ماژول های ERP : یکپارچگی کدینگ حسابداری با ماژول های خرید، انبارداری، قرارداد های پیمانکاری، فروش و .... به تسهیل گردش اطلاعات و ارتباط بین بین بخش های مختلف سازمان کمک می‌کند.
سیستم ERP فرارایانه برای یکپارچگی کدینگ حسابداری با سایر ماژول ها ، هفت سطح تفصیلی یونیک و منحصر به فرد، مستقل و شناور طراحی نموده که عملکرد و کاربرد آنها به شرح زیر می باشد.
2 : نمونه طراحی کدینگ
در طراحی کدینگ بهتر است ابتدا آن را در دو بخش کدینگ حسابهای دایمی و موقت در نظر بگیریم و سپس هر یک را به تفصیل مورد بررسی و طبقه بندی قرار دهیم.
2-1: طراحی کدینگ حسابهای دایمی
- بهتر است تصویری از ترازنامه موجود در صورتهای مالی شرکت (در صورت نداشتن از صورتهای مالی نمونه چاپ سازمان حسابرسی استفاده شود) را تهیه و به شرح زیر اقدام کنید .
- اگر در طراحی کدینگ به گونه ای عمل شود که با تهیه تراز آزمایشی حسابهای کل بخش عمده ای از اقلام ترازنامه قابل مشاهده و بهره برداری باشد، می‌توان اظهار نظر نمود که کدینگ طراحی شده مناسب است.
- مواردی که باید از انجام آنها پرهیز شود :
- برای طرف حسابهای انتظامی فقط یک معین در نظر گرفته شود و از اختصاص تفصیلی به آن خودداری نمائید.
- در هیچ یک از سطوح کدینگ اعداد مربوط به ماههای سال را در نظر نگیرید خصوصاً اسناد پرداختی و به جای آن سررسید را در تاریخ یا عطف کمکی فرم سند حسابداری وارد کنید.
- ترجيحاً طول کد معین را ۳ یا ۴ رقمی متناسب با حجم فعالیت خود بگیرید و از کدینگ ۶ یا ۷ رقمی بخاطر احتمال توسعه کدینگ پرهیز کنید.
- برای سرفصل های معین از یادداشت های همراه صورتهای مالی کمک بگیرید.
2-2 : تفصیلی ها یا کدینگ شناور
تفصیلی ها یا مراکز هزینه شامل هفت سطح 1- طرف حساب ها 2-هزینه ها 3-واحد های سازمانی 4-پروژه ها 5-محصول 6-فرآیند ها 7-اموال (تجهیزات) می باشند که عموما در قسمت کدینگ یکپارچه با عناوین مناسب گروه بندی و تعریف می شوند و جهت استفاده از آن ها در سند حسابداری و... باید بین کدینگ حسابداری (بخش 1) با گروه تفصیلی ها ارتباط بر قرار نمود.
سطوح تفصیلی و کاربرد آنها :
- طرف حساب ها : کد منحصر به فرد و خاصی است که به اشخاص حقیقی ،حقوقی و بانک‌ها و ... اختصاص داده می‌شود و از طریق آن می‌توان کلیه حساب های یک نفر را به صورت مجزا بر اساس کد منحصر به فرد گزارش گیری نمود.
- هزینه ها : عناوین هزینه های عمومی و سربار در کدینگ خدمات و هزینه مواد اولیه رادر کدینگ کالا ایجاد و عناوین حقوق و مزایا در سیستم حقوق و دستمزد تعریف می‌شوند.
- واحد های سازمانی : واحد های سازمانی یا همان چارت سازمانی در سیستم تشکیلات با گروه بندی های : تولیدی،عملیاتی،خدماتی و ستادی ایجاد و علاوه بر بهره برداری از آن ها درسیتم منابع انسانی به عنوان تفصیلی3 در سیستم حسابداری نیز قابل استفاده می‌باشند.
- پروژه ها : پروژه ها در سیستم امور قرارداد از طریق ایجاد قرارداد کارفرمایان ایجاد و در موارد خاص نیز در سایر تفصیلی های حسابداری تعریف می‌شوند.از طریق آن ها هزینه یابی پروژه ها انجام می‌شود.
- محصولات: محصولات و خدمات درآمدی درکدینگ کالا وخدمات تعریف و علاوه بر استفاده در زیر سیستم های انبار و فروش از آن برای هزینه یابی محصولات در سیستم حسابداری استفاده می‌شود.
- فرآیند ها : مجموعه ای از فعالیت ها و پردازش هایی که در ا
یستگاه های مختلف تولیدی صورت می‌پردازد تا مواد اولیه را به محصول تبدیل نماید را درزیر سیستم تولید تعریف و علاوه بر بهره‌برداری از آن ها در برنامه ریزی تولید و ... در زیر سیستم حسابداری نیز برای هزینه یابی برحسب فرآیند ها قابل بهره‌برداری می‌باشد.
- اموال : مشخصات اموال در سیستم دارایی ثابت تعریف می شوند و اگر هزینه اموال از نظر سرویس و نگهداری قابل توجه باشد (مانند ماشین آلات راهسازی) از آن ها به عنوان مرکز هزینه نیز استفاده نموده و در زمان محاسبه بهای تمام شده ، هزینه های ماشین آلات را بر حسب کارکرد آن ها به پروژه ها یا محصولات تسهیم می کنیم.
با پیچیده شدن فرآیند تولید و افزایش حجم عملیات و همچنین شرکتهای همگروه با کارکردهای متفاوت باعث پیچیدگی در کدینگ حسابداری خواهد شد که نیازمند دقت نظر و بررسی بیشتر بوده و استفاده از نظرات مشاوره ای موسسات حسابرسی (حوزه سیستم ها و روشها ) توصیه می شود.